1. Preambulum
A szabályzat a Zonta Club Szombathely (9700 Szombathely, Fő tér 17.), továbbá az általa létrehozott Zonta Alapítvány a Mozgássérült Gyermekekért (9700 Szombathely, Maros u. 22.) tevékenységére vonatkozik.
Egyesületünk és alapítványunk számára a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően kiemelt jelentőségű a nyitott és átlátható módon történő adatkezelés. (Ld. az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényt és a GDPR (azaz az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletét.)
Az adatkezelés célja: a szervezet tagságának, partnereinek, támogatóinak nyilvántartása, valamint e személyekkel, szervezetekkel történő kommunikáció biztosítása.
A szabályzatban leírjuk, hogyan kezeljük és védjük tagjaink, és a szervezettel kapcsolatban álló magánszemélyek személyes adatait, továbbá partnerszervezetek működésünkkel kapcsolatos adatait.
Klubunk honlapot működtet a http://www.zonta-szombathely.hu domain címen, melyen az adatkezelési szabályzatot is közzétesszük. (Ld. Archívum) A honlap átfogó tájékoztatást ad a szervezet működéséről, közérdekű adatairól. A honlap megtekintése személyes adatok megadása nélkül is lehetséges bárki számára, tartalmának közlése azonban a tulajdonos engedélyével történhet, szabályos hivatkozással.
A honlap mellett a közösségi média felületén is hírt adunk tevékenységünkről: https://www.facebook.com/Zonta-Club-Szombathely,és https://www.facebook.com/micimackoovoda.zonta/
Szervezetünk hírlevelet nem készít.
Az együttműködés, illetve kapcsolattartás céljából tevékenységünkkel összefüggésben megadott adatokat az alábbiak szerint kezeljük.
- Általános rendelkezések
A szabályzat hatálya alá tartozó személyes adatokat az egyesület, illetve az alapítvány kezeli. A klub adatkezelője a mindenkori elnök, akadályoztatása esetén az alelnök és a titkár. Az alapítvány esetében az alapítvány mindenkori elnöke. A szervezetek gazdálkodásával kapcsolatosan, a könyv- és számvitel tekintetében további adatfeldolgozó támogatja munkánkat, jelen szabályzat tartalmának betartásával.
A klub tagjaira vonatkozóan a kezelt adatok a következőek: vezeték- és keresztnév, elérhetőségi lakcím, email cím, telefonszám, szakképzettség.
Az adatokat, papír alapon, illetve elektronikus adathordozón tároljuk, a Zonta International nyilvántartó lapja szerint. A nemzetközi tagnyilvántartásban való szereplést a tagok aláírásukkal engedélyezik, az igazolásokat az elnök őrzi. A tagsági viszony megszűnésével csupán az egykori tag neve, és a klubéletben végzett tevékenysége kezelhető. A ZI adatbázisából adatai a tagdíj-fizetés megszűnésével törlésre kerülnek.
A nyilvántartás kezeléséért a mindenkori elnök felelős, ugyanakkor nem tartozik felelősséggel olyan személyes adatokért, melyeket a tagok különböző internetes hálózatokon közölnek, függetlenül attól, hogy az ott megjelenő információk az egyesületi élettel és tevékenységgel kapcsolatosak.
A személyes adatok kezelésének jogalapja az érintett önkéntes hozzájárulása. Az egyesület a szabályzatban meghatározott célokból különleges/érzékeny adatot nem kezel. Az egyesület a megadott személyes adatokat kizárólag a szervezet fennállásáig, de legkésőbb az érintett hozzájárulásának visszavonásáig kezeli. A kezelt adatok harmadik félnek át nem adhatók, kivéve, ha arra jogszabály kötelezi az egyesületet, vagy a tag erre irányuló szándékát írásban rögzíti.
- Az adatkezelésre vonatkozó különös rendelkezések
A klub és az alapítvány önkénteseire, támogatóira, támogatottjaira vonatkozóan
A tevékenységet támogató önkéntesek, közösségi szolgálatot végzők eléréséhez szükséges adatokat, az érintett személy kifejezett kérésére, a kapcsolattartáshoz szükséges minimális adatok kezelésével végezzük, úgymint: név, telefonszám, e-mail cím, vállalt tevékenység. A nyilvántartást az e feladattal megbízott témafelelős vezeti.
A tevékenységet bármely módon (szakértelemmel, adománnyal, szponzorálással, munkával) segítő magánszemély, szervezet rendelkezhet közreműködésének nyilvánosságra hozásáról. Amennyiben anonimitást kér, azt kötelesek vagyunk tiszteletben tartani.
Hasonlóképpen kezeljük az egyesület és az alapítvány által támogatott szervezetek, magánszemélyek adatait is.
A programjainkkal kapcsolatosan
Az egyesület és az alapítvány rendszeresen szervez rendezvényeket a tagok és a vele kapcsolatban álló egyéb partnerek, meghívottak számára, illetve pályázatokat hirdet. Az egyesület az érintettek előzetes hozzájárulása alapján az ilyen rendezvényekre meghívókat küldhet, és ebből a célból az érintettek nevét, telefonszámát, e-mail címét, cégnevét és pozícióját kezeli. A meghirdetett pályázatokon résztvevők adatait a kiírásnak megfelelően kezeli.
A rendezvényeinken jelenléti ív csak abban az esetében vezethető, ha annak meghatározott célja van (pl. a szervezet által beadott és megnyert pályázat kifejezett elvárása), erről a tájékoztatást a közönség megkapta, és nem áll ellentétben a GDPR szabályaival. Az ív aláírása önkéntes.
Pályázatokkal, támogatási szerződésekkel kapcsolatosan
Azokat az adatokat, amelyek a klubunk illetve az alapítvány által más szervezethez benyújtott támogatási kérelmekben, pályázatokban, elnyert támogatási szerződésekben szerepelnek (adományozó szervezet vagy személy neve, elérhetősége, képviselő neve és titulusa, adószáma) a támogatási szerződés érvényességi ideje alatt kezeljük. Azokat harmadik félnek csakis hatósági/hivatali eljárás esetén továbbítjuk. A támogatás/adomány tényének nyilvánosságra hozatalában a támogatási szerződésben megfogalmazottak szerint járunk el.
Egyéb kapcsolatépítésre vonatkozóan
Az egyesület és az alapítvány a tagok/támogatók adatain kívül non-profit és for-profit üzleti kapcsolatépítés céljából további személyek elérhetőségi adatait (telefonszám, e-mail cím), névjegykártyán feltüntetett további adatait (cégnév, pozíció) is kezeli, az érintett önkéntes hozzájárulása alapján.
Fotókhoz/mozgóképekhez kapcsolódó szabályok
A rendezvényeinken résztvevőket szóban és írásban tájékoztatjuk a felvételkészítésről, annak jogalapjáról és céljáról. Az érintett személyek nemleges nyilatkozata alapján, szándékát tiszteletben tartva járunk el. (Kimarad a felvételről, vagy anonimizáljuk.)
- Az érintettek jogai
Az érintett kérelmére tájékoztatást adunk az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatkezelő nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről. Ennek határideje a kéréstől számított 30 nap. Az adatkezelő elérhetősége: zontaelnok@zonta-szombathely.hu
Az érintett kérheti a személyes adatok helyesbítését, törlését és zárolását is. Az érintettet megilleti továbbá a tiltakozáshoz való jog, a bírósági jogérvényesítés, valamint a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulás joga.
A jelen szabályzatban nem meghatározott kérdésekben az Infotv. szabályai az irányadók.
- Toldi Márta Dr. (PhD)
ZC Szombathely elnöke (2019-20)
.
